档案馆是国家设立的专门集中保管档案资料的公共文化机构，核心职能就是接收征集整理保管各类档案，同时面向符合规定的利用者提供档案查阅利用服务，完整保存历史记录和政务资料，延续社会历史记忆，支撑政务研究民生查询等各类需求。设立档案馆的原因，是大量公文工程图纸人事档案历史文献如果分散在各个单位，长期存放容易出现损毁丢失查阅困难的问题，统一归集到专业档案馆之后，可以借助专业库房恒温恒湿防虫防光等条件长期保存，并且建立标准化检索体系，让档案资源可以有序管理和规范利用，为社会发展历史研究政务查证提供稳定可靠的原始凭证。

档案馆核心职能分层说明

表格

普通群众利用档案馆的办理步骤

第一步 提前查询目标档案馆开放目录，确认想要查阅的档案是否已经开放，记录全宗号案卷号等检索信息。

第二步 准备本人有效身份证件，属于单位查询的还要准备单位介绍信。

第三步 按档案馆公示的开放时间到馆，在查档窗口提交申请，登记利用信息。

第四步 工作人员调取档案，在指定阅览区域查阅，需要复制的按规定办理复制手续。

第五步 查阅完成归还档案，如需出具相关证明，按档案馆业务流程办理。

深度补充要点

档案馆按照层级划分，有国家档案馆省级档案馆市级档案馆县级档案馆，还有部分专业档案馆，比如城建档案馆人事档案馆，不同类型档案馆收藏档案范围有区分，城建馆主要存放城市建设工程相关档案，人事档案馆主要保管人事干部档案。

档案分为开放档案和未开放档案，已经到开放期限的档案可以按规定公开查阅，未开放档案需要经过档案形成单位或者档案馆审批之后才可以查阅，这样是为了平衡档案利用和信息保护。

档案馆除了纸质档案，现在也在推进数字化建设，把老档案扫描成电子档案，建立线上检索平台，部分档案可以实现线上申请查阅，减少到馆跑动，提升档案利用效率。

档案属于原始凭证，很多人办理工龄认定房产查证历史沿革证明的时候，都会到档案馆查找当年原始文件，这份原始记录具备凭证参考价值。

【相关 FAQ】

问题 1 什么是档案馆档案馆是干什么的 个人可以随便进去查阅所有档案吗

回答 1 什么是档案馆档案馆是干什么的，它是公共档案保管利用机构，个人不能查阅全部档案，只有已经开放的档案可以凭有效证件申请查阅，未开放档案需要按规定审批。

问题 2 什么是档案馆档案馆是干什么的 档案馆和档案局是同一个单位吗

回答 2 什么是档案馆档案馆是干什么的，档案馆主要负责档案保管和提供利用，档案局主要承担档案行政管理职能，部分地区实行局馆合署办公，机构设置以当地公开方案为准。

问题 3 什么是档案馆档案馆是干什么的 档案馆保存的档案可以永久保存吗

回答 3 什么是档案馆档案馆是干什么的，档案馆会按照档案保管期限划分永久长期短期，其中永久类档案会通过专业养护措施长期保存，定期做修复维护。

问题 4 什么是档案馆档案馆是干什么的 网上能查档案馆里面的档案吗

回答 4 什么是档案馆档案馆是干什么的，档案馆已经数字化的开放档案，可以通过官方线上检索平台查询目录，部分开放全文可在线阅览，未数字化档案仍然需要到馆查阅。

【免责申明】

本文内容仅作为科普参考，各地档案馆开放范围查档要求办理时间线上平台功能会根据当地规定调整，实际办理请以对应档案馆官方公示信息为准。